Yrityksen varastotilaopas: mitoitus, olosuhteet ja logistiikka

Varastotilan valinta on yksi niistä päätöksistä, jotka vaikuttavat yrityksen arkeen joka päivä. Väärässä tilassa tavara vioittuu, logistiikka tökkii ja henkilöstö hukkaa aikaa. Oikeassa tilassa toiminta sujuu, tavara pysyy kunnossa ja kustannukset pysyvät hallinnassa.

Tämä opas käy läpi varastotilan valinnan vaihe vaiheelta: mistä liikkeelle lähdetään, mitä teknisiä asioita selvitetään ja mitä vuokrasopimuksesta kannattaa tarkistaa. Opas on kirjoitettu yrityksille, jotka etsivät tilaa tavaroiden, materiaalien, kaluston tai sesonkituotteiden varastointiin. Kuluttajien pienvarastointi ei ole tämän oppaan pääaihe.

Aloita säilytettävästä tavarasta

Ennen kuin katsot yhtään kohdetta, selvitä, mitä aiot varastoida. Tämä kuulostaa itsestäänselvältä, mutta käytännössä moni yritys lähtee etsimään tilaa neliömäärä edellä ja huomaa vasta myöhemmin, että tila ei sovikaan juuri heidän tuotteilleen tai toimintatavalleen.

Käy läpi säilytettävä tavara konkreettisesti. Kysy itseltäsi seuraavat asiat:

Onko tavara herkkää kosteudelle, pölylle tai lämpötilanvaihteluille?
Kuinka painavaa tai suurikokoista se on yksittäisenä yksikkönä?
Miten tavara liikkuu varastoon ja sieltä ulos: käsin, trukeilla vai lavoilla?
Onko varastossa oltava eri tuoteryhmille omat alueet tai hyllystöt?
Tuleeko varastoon asiakkaita, toimittajia tai ulkopuolista henkilöstöä?
Onko toiminnassa selkeitä sesonkeja, jotka vaikuttavat tilan tarpeeseen?

Erityisesti sesonkivaihtelu kannattaa ottaa huomioon jo tässä vaiheessa. Jos varastosi on täynnä vain kolme kuukautta vuodessa, voi olla järkevää miettiä, tarvitaanko koko tilaa ympäri vuoden vai riittäisikö pienempi perustila täydennettynä joustavammalla ratkaisulla. Toisaalta joidenkin toimialojen logistiikka vaatii, että tila on aina valmiina nopeaan toimitukseen.

Mieti myös säilytyksen rakennetta. Varastoitko tavaraa lattialla, kuormalavahyllyissä vai riipputelineissä? Tarvitsetko erillisiä lukittavia tiloja arvokkaille tai rajatulle henkilöstölle tarkoitetuille tavaroille? Nämä kysymykset vaikuttavat suoraan siihen, millainen pohjaratkaisu ja vapaa korkeus tilassa täytyy olla.

Kun olet käynyt tavaran läpi, sinulla on selkeä kuva siitä, mitä varastolta oikeasti vaaditaan. Tämä tieto ohjaa kaikkia seuraavia valintoja: lämpötilaa, kokoa, lastausjärjestelyjä ja turvallisuutta. Ilman tätä pohjaa on helppo päätyä tilaan, joka näyttää hyvältä paperilla mutta ei toimi käytännössä.

Lämmin vai kylmä varasto?

Yksi ensimmäisistä teknisistä valinnoista on lämmitys. Yritysvarastoissa jako kulkee karkeasti kahteen: lämpimiin sisätiloihin ja kylmiin tai puolilämpimiin halleihin. Kummallakin on paikkansa, ja valinta riippuu suoraan säilytettävästä tavarasta.

Lämmin varasto sopii tuotteille, jotka vaurioituvat pakkasen tai kosteuden vaikutuksesta. Tällaisia ovat esimerkiksi elektroniikka, elintarvikkeet, lääkkeet, maalit, liimat ja monet pakkausmateriaalit. Lämpimässä tilassa myös henkilöstö voi työskennellä mukavasti ympäri vuoden, mikä on tärkeää, jos varastossa tehdään pakkaamista, lajittelua tai muuta käsityötä.

Kylmä tai puolilämmin varasto puolestaan sopii tavaroille, jotka kestävät lämpötilanvaihtelut ilman haittaa. Esimerkiksi rakennusmateriaalit, koneet, ajoneuvokalusto, metallirakenteet ja monet raaka-aineet voidaan varastoida kylmässä tilassa. Kylmä tila on tyypillisesti edullisempi vaihtoehto, koska lämmityskustannukset ovat pienemmät tai ne puuttuvat kokonaan.

Rovaniemen ilmasto asettaa varastoinnille omat erityisvaatimuksensa. Talvilämpötilat voivat laskea merkittävästi, joten kylmässä varastossa säilytettävien tavaroiden on todella kestettävä ankara pakkanen. Tarkista aina, mitä valmistaja tai toimittaja suosittelee säilytyslämpötilaksi, ennen kuin teet päätöksen.

Muista myös kosteudenhallinta. Lämminkin varasto voi olla ongelmallinen, jos ilmanvaihto on puutteellinen tai tila on altis kosteudelle. Selvitä kohteesta ilmanvaihdon taso ja mahdolliset kosteusriskit ennen sopimuksen allekirjoittamista.

Varastotilan koko ja pohjaratkaisu

Kun tiedät, mitä varastoit ja millaisissa olosuhteissa, voit arvioida tarvittavan tilan koon. Neliömäärä on vain osa tarinaa: yhtä tärkeää on vapaa korkeus, pohjaratkaisu ja se, miten tila jakautuu käytännön toimintaa varten.

Arvioi koko näin:

Laske säilytettävän tavaran volyymi nykyhetkellä ja arvioi kasvu seuraavalle kahdelle tai kolmelle vuodelle.
Selvitä, miten tavara sijoitetaan: lattialle, hyllyihin vai lavoille. Hyllystöt vähentävät lattiatilan tarvetta mutta edellyttävät riittävää vapaata korkeutta.
Varaa tilaa kulkuväylille. Trukkiväylät vaativat selvästi enemmän tilaa kuin käsin tehtävä käsittely.
Mieti, tarvitaanko erillinen toimisto-, pukuhuone- tai sosiaalitilaosa varaston yhteydessä.

Vapaa korkeus on usein aliarvioitu tekijä. Jos aiot käyttää kuormalavahyllyjä tai trukkilavoja, tarkista aina, kuinka korkealle hyllyt voidaan rakentaa ja jääkö trukille riittävästi tilaa nostaa lava ylimmälle tasolle. Matala halli rajoittaa hyllytyksen korkeutta ja vähentää siten tehokasta varastointikapasiteettia merkittävästi.

Pohjaratkaisu vaikuttaa siihen, kuinka sujuvasti tavara liikkuu varastossa. Suorakulmainen, avoin tila on yleensä tehokkain. Pilareita sisältävässä hallissa hyllystöt ja kulkuväylät täytyy suunnitella pilarien ympärille, mikä voi vähentää käyttökelpoista pinta-alaa. Kysy kohteesta pohjapiirros ennen näyttöä, niin voit arvioida tilan soveltuvuuden jo etukäteen.

Älä aliarvioi kasvuvaraa. Tila, joka on täynnä heti ensimmäisenä vuonna, ei palvele yritystä pitkään. Toisaalta liian suuri tila tarkoittaa turhia vuokrakustannuksia. Tavoittele tilaa, jossa on noin 20 prosenttia kasvuvaraa nykyiseen tarpeeseen nähden.

Ovet, lastaus ja kulkuyhteydet

Lastausjärjestelyt ovat yksi käytännön toiminnan kannalta kriittisimmistä tekijöistä. Vaikka tila itsessään olisi täydellinen, huonot kulkuyhteydet tai väärän kokoiset ovet voivat tehdä päivittäisestä logistiikasta hankalaa ja hidasta.

Tarkista ovista seuraavat asiat:

Oviaukon leveys ja korkeus suhteessa käytettäviin ajoneuvoihin ja koneisiin
Ovityyppi: nosto-ovi, liukuovi vai tavallinen saranaovi
Avautuuko ovi suoraan piha-alueelle vai onko välissä käytävä tai kynnys
Onko lastauslaituri tai laiturilevike saatavilla vai tapahtuuko lastaus maatasosta

Lastauslaiturin tarve riippuu siitä, miten tavarantoimittajat ja kuljetusliikkeet toimittavat tavaran. Jos toimittajat käyttävät perävaunullisia rekkoja, tarvitset laiturin tai laiturilevikkeen, jotta tavara voidaan siirtää suoraan ajoneuvosta varastoon ilman ylimääräistä nostamista. Maatasolta lastaaminen sopii pienemmille kuormille ja pakettiautoille.

Piha-alueen koko ja liikennöitävyys ovat myös tärkeitä. Selvitä, mahtuuko piha-alueelle kääntymään täysperävaunuyhdistelmä, jos sellaisia käytetään. Onko piha-alue asfaltoitu ja kunnossapidetty myös talvella? Rovaniemellä lumityöt ovat olennainen osa piha-alueen toimivuutta, ja hyvässä kohteessa kiinteistöhuolto huolehtii niistä.

Tarkista myös kulkuyhteydet katuverkostoon. Onko kohde helposti saavutettavissa raskaalla liikenteellä? Onko alueella painorajoituksia tai muita liikenteellisiä rajoituksia? Asiakkaiden tai toimittajien kannalta keskeinen sijainti voi myös vaikuttaa siihen, kuinka houkutteleva kohde on pitkällä aikavälillä.

Kun olet käynyt lastausjärjestelyt läpi, sinulla on selkeä kuva siitä, sopiiko kohde yrityksesi logistiikkavirtoihin. Tämä on yksi niistä asioista, jotka kannattaa tarkistaa jo ensimmäisellä näyttökäynnillä.

Käyttöolosuhteet ja turvallisuus

Varaston käyttöolosuhteet vaikuttavat sekä tavaran säilymiseen että henkilöstön turvallisuuteen. Selvitä nämä asiat ennen sopimuksen tekemistä, jotta vältät ikävät yllätykset käytön aikana.

Ilmanvaihto on tärkeä erityisesti, jos varastossa käsitellään pölyäviä materiaaleja, kemikaaleja tai muita aineita, jotka vaativat tehostettua ilmanvaihtoa. Tarkista, onko tilassa koneellinen ilmanvaihto vai pelkästään luonnollinen tuuletus. Selvitä myös, voidaanko ilmanvaihtoa tarvittaessa tehostaa.

Sähköistys vaikuttaa siihen, mitä laitteita varastossa voidaan käyttää. Selvitä käytettävissä oleva sähköteho ja pistorasioiden sijainti. Jos käytät trukkilaturia, hitsauslaitteita tai muita suuritehoisia laitteita, varmista, että sähkökapasiteetti riittää.

Turvallisuuden osalta tarkista:

Lukitus ja kulunvalvonta: onko tilassa riittävät lukitusjärjestelmät arvokkaan tavaran suojaamiseen?
Paloturvallisuus: sprinklerijärjestelmä, paloilmaisimet ja alkusammutusvälineet
Valaistus: riittääkö se turvalliseen työskentelyyn myös pimeään aikaan?
Lattian kunto ja kantavuus: kestääkö lattia suunnitellun kuorman?

Lattian kantavuus on erityisen tärkeä, jos varastossa liikutetaan raskaita kuormia tai käytetään trukkilavoja. Kysy kohteen teknisistä tiedoista lattian sallittu pistekuorma ja tasainen kuorma, ja vertaa niitä omaan käyttötarkoitukseesi.

Varasto muun toimitilan yhteydessä

Monelle yritykselle paras ratkaisu ei ole erillinen varasto, vaan varastotila osana laajempaa toimitilakokonaisuutta. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että toimisto, tuotantotila tai myymälä ja varasto sijaitsevat samassa kiinteistössä tai välittömästi vierekkäin.

Yhdistetty ratkaisu tuo selkeitä etuja. Henkilöstö ei joudu siirtymään eri osoitteiden välillä, tavara kulkee lyhyttä matkaa varastosta tuotantoon tai asiakaspalveluun, ja kiinteistöhuolto hoituu yhdestä paikasta. Myös vuokrasopimusten hallinta yksinkertaistuu, kun kaikki tilat ovat saman vuokranantajan kautta.

Yhdistettyä ratkaisua kannattaa harkita erityisesti, jos:

Tavara liikkuu usein varaston ja muun toimitilan välillä
Asiakkaat tai toimittajat käyvät sekä toimistossa että varastossa
Henkilöstö työskentelee vuorotellen eri tiloissa saman päivän aikana
Toiminnan kasvu edellyttää joustavuutta tilojen välisessä rajanvedossa

Meillä on valikoimassamme myös hallit ja tuotantotilat, joissa varastointi ja muu toiminta voidaan yhdistää saman katon alle. Kerro meille tarpeistasi, niin katsomme yhdessä, millainen kokonaisuus palvelisi sinua parhaiten.

Mitä varaston vuokrauksessa tarkistetaan?

Ennen sopimuksen allekirjoittamista käy läpi seuraava tarkistuslista. Se auttaa varmistamaan, että tila todella vastaa yrityksen tarpeita eikä sopimukseen jää avoimia kysymyksiä.

Alla on taulukko keskeisistä selvitettävistä asioista:

Selvitettävä asia	Miksi se on tärkeä	Mitä kohteesta tarkistetaan
Vuokra ja sen sisältö	Kokonaiskustannus vaikuttaa kannattavuuteen	Sisältyykö vuokraan vesi, lämmitys, kiinteistöhuolto ja piha-alueen hoito
Vuokra-aika ja irtisanomisaika	Joustavuus muuttuviin tilanteisiin	Sopimuskauden pituus, irtisanomisajan pituus ja mahdolliset jatko-optiot
Muutostyöt	Tilan sovittaminen omaan käyttöön	Mitä muutostöitä saa tehdä, kuka maksaa ja kenen luvalla
Kiinteistöhuolto	Arjen sujuvuus ja vastuunjako	Mitä huolto kattaa ja miten vikailmoitukset tehdään
Kulkuoikeudet ja avainten hallinta	Turvallisuus ja henkilöstön pääsy tilaan	Kuinka monta avainta tai kulkukorttia saa, kuka hallinnoi pääsyoikeuksia
Vakuutukset ja vastuut	Riskienhallinta	Mitä vuokranantajan vakuutus kattaa ja mitä vuokralaisen tulee vakuuttaa itse

Tilakyselyssä kannattaa ilmoittaa seuraavat tiedot, jotta saat mahdollisimman tarkan ja hyödyllisen vastauksen:

Tarvittava pinta-ala neliömetreinä tai arvioitu vaihteluväli
Tarvittava vapaa korkeus
Lämmitystarve: lämmin, puolilämmin vai kylmä tila
Lastausjärjestelyt: laituritarve, oviaukon koko, ajoneuvotyyppi
Erityisvaatimukset: sähköteho, ilmanvaihto, lattian kantavuus
Tarvitaanko varaston yhteydessä toimisto- tai sosiaalitilaa
Toivottu sijainti tai alue Rovaniemellä
Arvioitu aloitusajankohta ja sopimuskauden pituus

Usein kysyttyä varastotilan valinnasta

Miten yritys arvioi varastotilan koon?

Laske ensin säilytettävän tavaran nykyinen volyymi ja arvioi kasvu seuraavalle kahdelle tai kolmelle vuodelle. Mieti, miten tavara sijoitetaan tilaan: lattialle, hyllyihin vai lavoille. Muista varata tilaa myös kulkuväylille ja mahdolliselle trukkiliikenteelle. Hyvä nyrkkisääntö on jättää noin 20 prosenttia kasvuvaraa nykyiseen tarpeeseen nähden.

Milloin tarvitaan lämmin varasto?

Lämmin varasto tarvitaan, kun säilytettävä tavara vaurioituu pakkasen tai kosteuden vaikutuksesta. Tällaisia tuotteita ovat esimerkiksi elektroniikka, elintarvikkeet, maalit, liimat ja monet pakkausmateriaalit. Lämmin tila on tarpeen myös silloin, kun varastossa työskentelee henkilöstöä säännöllisesti. Rovaniemen talviolosuhteet tekevät lämmitystarpeesta erityisen tärkeän kysymyksen.

Mitä lastauksesta pitää tarkistaa?

Tarkista oviaukon leveys ja korkeus, onko tilassa lastauslaituri vai tapahtuuko lastaus maatasolta, ja mahtuuko piha-alueelle kääntymään käyttämäsi ajoneuvotyyppi. Selvitä myös, kuka hoitaa piha-alueen lumityöt talvella. Nämä asiat kannattaa tarkistaa jo ensimmäisellä näyttökäynnillä, koska niitä on vaikea muuttaa jälkikäteen.

Voiko varaston yhteydessä olla muuta toimitilaa?

Kyllä, ja monelle yritykselle se on paras ratkaisu. Yhdistetty toimitila, jossa on sekä varasto että toimisto tai tuotantotila saman katon alla, yksinkertaistaa logistiikkaa, vähentää siirtymistä eri osoitteiden välillä ja helpottaa kiinteistöhuollon järjestämistä. Kerro meille tarpeestasi, niin katsomme, millainen kokonaisuus sopii sinulle.

Miten varastotilan näyttö sovitaan?

Ota meihin yhteyttä verkkolomakkeen kautta tai puhelimitse. Kerro tilatarpeesi pääpiirteet, kuten koko, lämmitystarve ja lastausjärjestelyt, niin osaamme ehdottaa sopivia kohteita ja sopia näyttöajan. Näyttö on maksuton eikä sido sinua mihinkään.

Miten Rovaseudun Markkinakiinteistöt auttaa varastotilan löytämisessä

Rovaseudun Markkinakiinteistöt Oy vuokraa varastotiloja yrityksille Rovaniemellä. Valikoimamme kattaa erikokoisia ja ominaisuuksiltaan vaihtelevia kohteita, joista löytyy ratkaisuja niin pienemmille kuin suuremmillekin varastoinnin tarpeille.

Tunnemme Rovaniemen kiinteistökannan ja paikalliset olosuhteet. Autamme sinua arvioimaan, mikä kohde sopii juuri sinun tavaroillesi, logistiikallesi ja toimintatavallesi. Kaikkiin vuokrakohteisiimme kuuluu kiinteistöhuolto, joka kattaa yleiset huoltotehtävät, pienkorjaukset ja piha-alueiden hoidon.

Tutustu vapaisiin varastotiloihin tai selaa kaikkia vuokrattavia toimitiloja. Jos et löydä sopivaa suoraan listalta, kerro meille varastotarpeestasi ja katsomme yhdessä, millainen ratkaisu palvelisi sinua parhaiten. Näytön sopiminen on helppoa ja maksutonta.