Olemassa olevan toimitilan muutos vai uusi tilaratkaisu?

Yrityksen toimitilatarve harvoin osuu täydellisesti johonkin valmiiseen tilaan. Useimmiten edessä on valinta: muokataan olemassa olevaa tilaa, kehitetään sitä laajemmin tai lähdetään rakentamaan kokonaan uutta ratkaisua. Kaikki kolme vaihtoehtoa ovat mahdollisia, mutta ne sopivat erilaisiin tilanteisiin ja edellyttävät erilaisia päätöksiä.

Tässä artikkelissa käymme läpi, milloin kukin vaihtoehto kannattaa ottaa harkintaan, mitä asioita sinun tulee selvittää ennen päätöstä ja miten voit valmistautua ensimmäiseen hankekeskusteluun. Tavoitteena on auttaa sinua hahmottamaan oma tilanteesi selkeästi ennen kuin yhtään euroa tai tuntia käytetään suunnitteluun.

Milloin olemassa oleva tila voi olla hyvä lähtökohta?

Valmis tila vähäisin muutoksin on usein nopein ja yksinkertaisin reitti. Se sopii tilanteisiin, joissa yrityksen toiminta on selkeästi määritelty ja tilan perusrakenne vastaa jo suurelta osin tarpeita.

Pienet muutokset voivat tarkoittaa esimerkiksi väliseinien siirtoa, pintamateriaalien uusimista tai kalustejärjestelyjen muokkaamista. Nämä toimenpiteet ovat yleensä nopeita toteuttaa eivätkä vaadi pitkiä suunnitteluprosesseja.

Kysy itseltäsi: onko tilan pohjaratkaisu jo riittävän lähellä tarpeitasi? Jos vastaus on kyllä, kannattaa ensin selvittää, mitä muutoksia tilaan voidaan tehdä ja millä aikataululla. Olemassa olevan toimitilan muuttaminen on usein selvästi nopeampi tie kuin laajempi kehityshanke.

Milloin tarvitaan laajempi kehityshanke?

Toimitilan saneeraus tai laajempi kehittäminen tulee kyseeseen silloin, kun tila ei sellaisenaan vastaa toiminnan vaatimuksia, mutta sijainti, rakenne tai muut tekijät puoltavat sen kehittämistä uuteen käyttöön.

Laajempi kehityshanke voi tarkoittaa esimerkiksi tilan käyttötarkoituksen muutosta, teknisten järjestelmien uusimista tai merkittäviä rakenteellisia muutoksia. Tällaiset hankkeet vaativat enemmän suunnittelua, lupaprosesseja ja aikaa kuin pienet muutokset.

Vuokrasuhteen pituus on tässä keskeinen tekijä. Laajempaan kehityshankkeeseen on realistista sitoutua vain silloin, kun vuokrasuhde on riittävän pitkäkestoinen, jotta investointi on molemmille osapuolille mielekäs. Lyhyt sopimus ei yleensä luo edellytyksiä merkittäville muutostöille.

Milloin kokonaan uusi ratkaisu voi tulla kyseeseen?

Uuden tilaratkaisun kehittäminen yrityksen tarpeisiin on vaativin ja pitkäkestoisin vaihtoehto. Se voi tulla harkintaan silloin, kun olemassa olevasta kiinteistökannasta ei löydy sopivaa pohjaa ja yrityksen toiminta edellyttää hyvin erityisiä tilavaatimuksia.

Tällainen hanke tarkoittaa käytännössä sitä, että kiinteistön omistaja toimii rakennuttajana ja rakennuttaa tilan pitkäaikaiseen vuokrasuhteeseen. Tämä ei ole standardiratkaisu, vaan jokainen tapaus arvioidaan erikseen. Hankkeen toteuttamiskelpoisuus riippuu monesta tekijästä: sijainnista, toiminnan luonteesta, hankkeen koosta ja vuokrasuhteen kestosta.

On tärkeää ymmärtää, että kaikkia hankkeita ei voida toteuttaa. Uuden tilaratkaisun kehittäminen edellyttää, että kokonaisuus on taloudellisesti ja toiminnallisesti perusteltu molemmille osapuolille.

Vertaa vaihtoehtoja samalla päätösmallilla

Selkeä vertailu auttaa sinua hahmottamaan, missä vaiheessa päätöksentekoa olet ja mitä tietoa vielä tarvitaan. Alla oleva taulukko kokoaa kolme vaihtoehtoa rinnakkain.

Vaihtoehto	Milloin sitä harkitaan	Selvitettävät asiat	Mahdollinen vaikutus aikatauluun	Päätöksessä tarvittava tieto
Valmis tila vähäisin muutoksin	Pohjaratkaisu vastaa pääosin tarpeita, muutokset pieniä	Sallitut muutokset, muutostöiden kustannukset, vuokrasopimuksen ehdot	Lyhyt, muutamat viikot tai kuukaudet	Tilatarpeen kuvaus, toiminnan vaatimukset, budjetti
Olemassa olevan tilan laajempi kehittäminen	Sijainti tai rakenne sopii, mutta tila vaatii merkittäviä muutoksia	Lupaprosessit, tekninen soveltuvuus, vuokrasuhteen kesto	Useita kuukausia, riippuu hankkeen laajuudesta	Toiminnan erityisvaatimukset, sitoutumiskyky pitkään sopimukseen
Kokonaan uusi tilaratkaisu	Olemassa olevasta kannasta ei löydy sopivaa pohjaa	Hankkeen toteuttamiskelpoisuus, sijainti, vuokrasuhteen pituus, taloudellinen perustelu	Pitkä, usein vuosia	Kattava tilatarveanalyysi, toiminnan pitkän aikavälin suunnitelmat

Taulukko ei anna valmiita vastauksia, mutta se auttaa sinua tunnistamaan, mitä tietoa sinulla jo on ja mitä pitää vielä selvittää ennen kuin hanke etenee.

Usein kysyttyä toimitilan kehittämisestä

Milloin olemassa olevaa toimitilaa kannattaa muuttaa?

Silloin, kun tilan perusrakenne ja sijainti sopivat toimintaan, mutta yksityiskohdat kaipaavat muokkausta. Pienet muutokset ovat usein kustannustehokas tapa saada tila vastaamaan tarpeita ilman pitkää odotusaikaa.

Milloin yritykselle voidaan kehittää uusi tilaratkaisu?

Uuden tilaratkaisun kehittäminen on mahdollista silloin, kun yrityksen tarpeet ovat selkeästi määritelty, hanke on taloudellisesti perusteltu ja molemmat osapuolet ovat valmiita pitkäaikaiseen sitoutumiseen. Jokainen tapaus arvioidaan erikseen.

Voidaanko vuokratilaan tehdä suuria muutoksia?

Se riippuu muutosten laajuudesta, tilan rakenteesta ja vuokrasopimuksen ehdoista. Pienemmät muutokset ovat usein mahdollisia, mutta suuremmista rakenteellisista muutoksista sovitaan aina erikseen omistajan kanssa.

Miksi vuokrasuhteen pituus vaikuttaa kehityshankkeeseen?

Laajempi kehityshanke edellyttää investointeja, jotka on mielekästä toteuttaa vain riittävän pitkällä sopimuksella. Lyhyt vuokrasuhde ei yleensä luo edellytyksiä merkittäville muutostöille tai uuden tilan rakennuttamiselle.

Miten toimitilahankkeen toteuttamiskelpoisuus selvitetään?

Selvittäminen alkaa aina avoimen keskustelun kautta. Sinun tulee kuvata tilatarpeesi mahdollisimman tarkasti, minkä jälkeen arvioidaan, löytyykö sopiva ratkaisu olemassa olevasta kiinteistökannasta vai edellyttääkö hanke laajempaa kehitystyötä. Kaikkia hankkeita ei voida toteuttaa, ja toteuttamiskelpoisuus arvioidaan tapauskohtaisesti.

Miten Rovaseudun Markkinakiinteistöt auttaa?

Ennen ensimmäistä hankekeskustelua on hyödyllistä valmistella lähtötiedot valmiiksi. Mitä tarkemmin osaat kuvata tarpeesi, sitä nopeammin päästään arvioimaan sopivia vaihtoehtoja. Alla on seitsemän kohdan lista, joka auttaa sinua valmistautumaan.

Tilan koko: Kuinka monta neliömetriä tarvitset ja miten tila jakautuu eri toimintojen kesken?
Toiminnan luonne: Mitä tilassa tehdään? Onko kyse toimistosta, tuotannosta, varastoinnista vai jostakin muusta?
Erityisvaatimukset: Tarvitaanko erityisiä teknisiä ratkaisuja, kuormia, ilmanvaihtoa tai muita erikoisjärjestelyjä?
Sijainti: Onko sijainnilla erityisiä vaatimuksia esimerkiksi logistiikan, asiakasvirtojen tai henkilöstön kannalta?
Aikataulu: Milloin tila tarvitaan käyttöön? Onko aikataulussa joustoa?
Sitoutumiskyky: Kuinka pitkään olette valmiita sitoutumaan vuokrasuhteeseen?
Muutostöiden tarve: Onko sinulla jo käsitys siitä, millaisia muutoksia tila vaatii, vai tarvitaanko ensin tilan arviointia?

Me tunnemme Rovaniemen kiinteistökannan ja ymmärrämme, millaisia ratkaisuja alueen yrityksille on löydetty erilaisiin tarpeisiin. Voit tutustua nykyisiin vapaisiin toimitiloihin tai lukea lisää kiinteistökehittämisestä yrityksen tarpeisiin. Jos haluat syventää ymmärrystäsi ennen yhteydenottoa, löydät lisätietoa myös yrityksen toimitilahankkeen oppaasta.

Kun olet valmis, kerro toimitilahankkeesta meille. Rovaseudun Markkinakiinteistöt Oy arvioi jokaisen tilanteen erikseen ja etsii kanssasi realistisen ratkaisun.