Toimistotilan valinta on yksi niistä päätöksistä, jotka vaikuttavat yrityksen arkeen vuosiksi eteenpäin. Oikea tila tukee työskentelyä, helpottaa asiakkaiden kohtaamista ja mahdollistaa kasvun. Väärä tila taas syö aikaa, rahaa ja motivaatiota. Tämä toimistotilan valintaopas auttaa sinua käymään läpi kaikki oleelliset kysymykset ennen kuin teet päätöksen.
Käymme yhdessä läpi työskentelytavat, tilantarpeen laskemisen, sijainnin arvioinnin, tilatyypit sekä tekniset vaatimukset. Lopuksi kerromme, miten voit löytää sopivan toimistotilan Rovaniemeltä ilman turhaa etsimistä.
Määrittele ensin, miten toimistossa työskennellään
Ennen kuin katsot yhtään kohdetta, pysähdy miettimään, mitä toimistossa oikeasti tapahtuu. Tämä on koko valinnan tärkein lähtökohta. Toimistotilan valinta epäonnistuu useimmiten siksi, että tila valitaan ulkonäön tai hinnan perusteella ilman selvää kuvaa siitä, miten henkilöstö työskentelee päivittäin.
Kysy itseltäsi: tekevätkö ihmiset pääosin itsenäistä, keskittymistä vaativaa työtä vai onko työ luonteeltaan yhteisöllistä ja vuorovaikutteista? Onko teillä paljon asiakastapaamisia paikan päällä vai hoidetaanko asiakassuhteet pääosin etänä tai muualla? Tarvitaanko tiloja tiimeille, jotka työskentelevät yhdessä, vai onko kyse yksilösuorituksista?
Hybridityö on muuttanut toimistotarpeen luonnetta merkittävästi. Jos osa henkilöstöstä työskentelee etänä osan viikosta, toimiston ei tarvitse mahtua kaikkia samanaikaisesti. Tällöin tärkeämmäksi nousee se, millainen tila tukee niitä hetkiä, kun kaikki ovat paikalla: yhteisiä palavereita, ideointia tai asiakaskohtaamisia.
Kirjaa ylös myös se, mihin aikaan toimisto on käytössä. Toimiiko yrityksesi perinteisessä päivärytmissä vai onko teillä vuoroja tai epäsäännöllisiä työaikoja? Tämä vaikuttaa siihen, millainen kiinteistö ja sijainti palvelevat parhaiten.
Alla on seitsemän kohdan lista, joka auttaa sinua kartoittamaan toimistotarpeesi ennen tilojen etsimistä:
- Henkilöstömäärä: kuinka monta henkilöä toimistossa työskentelee yhteensä?
- Samanaikainen käyttö: kuinka monta henkilöä on paikalla samanaikaisesti enimmillään?
- Hybridityö: onko käytössä etätyö tai vuorotteleva läsnäolo?
- Asiakastapaamiset: tapahtuuko asiakaskohtaamisia toimistolla, ja kuinka usein?
- Hiljaiset tilat: tarvitaanko erillisiä tiloja keskittymistä tai luottamuksellisia puheluita varten?
- Saavutettavuus: miten henkilöstö ja asiakkaat saapuvat paikalle, tarvitaanko parkkipaikkoja tai julkista liikennettä?
- Kasvutarve: onko henkilöstömäärä kasvamassa lähivuosina?
Kun olet vastannut näihin kysymyksiin, sinulla on selkeä pohja tilahaun aloittamiseen. Tämä vaihe kannattaa tehdä huolellisesti, koska se ohjaa kaikkia myöhempiä valintoja.
Kuinka paljon toimistotilaa yritys tarvitsee?
Toimistotilan koko on yksi yleisimmistä kysymyksistä, ja siihen on vaikea antaa yhtä oikeaa vastausta. Sopiva koko riippuu henkilöstömäärästä, työskentelytavoista, tarvittavista tilatyypeistä ja siitä, kuinka paljon tilaa käytetään samanaikaisesti.
Yleinen nyrkkisääntö on, että yhtä henkilöä kohden tarvitaan noin 10 neliömetriä toimistotilaa, kun mukaan lasketaan oma työpiste, kulkuväylät ja yhteiset tilat. Tämä on kuitenkin vain suuntaa antava lähtökohta. Keskittymistä vaativa asiantuntijatyö saattaa edellyttää enemmän tilaa, kun taas hybridimallissa toimiva tiimi voi toimia pienemmässä tilassa, koska kaikki eivät ole paikalla samanaikaisesti.
Laske ensin samanaikainen käyttäjämäärä, ei kokonaishenkilöstöä. Jos yrityksessäsi on 12 henkilöä mutta heistä enintään 8 on toimistolla samaan aikaan, mitoita tila kahdeksalle. Tähän kannattaa lisätä pieni kasvuvara, jotta tila palvelee myös lähivuosien tarpeita.
Muista laskea mukaan myös neuvottelutilat, taukotilat, varastot ja mahdolliset asiakaspalvelupisteet. Nämä vievät tilaa, jota ei aina muisteta huomioida alkuvaiheessa. Neuvotteluhuone neljälle henkilölle vie tyypillisesti 12 neliömetriä, ja jos tarvitset useamman, se näkyy kokonaisneliöissä selvästi.
Vertaile eri tilaratkaisuja ennen päätöstä. Alla olevassa taulukossa on kuvattu neljä yleistä vaihtoehtoa, niiden tyypilliset käyttötarpeet ja asiat, jotka kannattaa selvittää ennen valintaa.
| Ratkaisu | Sopiva käyttötarve | Ennen valintaa selvitettävät asiat |
|---|---|---|
| Oma huonetoimisto | Yksi tai muutama henkilö, luottamuksellinen työ, asiakaskohtaamiset | Riittääkö tila kasvulle, onko neuvottelutila erikseen saatavilla? |
| Useamman henkilön toimisto | Pieni tai keskikokoinen tiimi, yhteisöllinen työ | Miten työrauha järjestetään, onko tilassa erillisiä huoneita? |
| Laajempi toimistokokonaisuus | Kasvava yritys, useita tiimejä tai osastoja | Voiko tiloja muokata tarpeen mukaan, miten huolto on järjestetty? |
| Päivätoimisto | Satunnainen tarve, etätyöntekijät, projektiluonteinen työ | Onko tila varattavissa tarvittaessa, mitä palveluita sisältyy? |
Älä ylimitoita tilaa turhaan, mutta älä myöskään valitse liian pientä. Ahdas toimisto haittaa työskentelyä ja vaikeuttaa kasvua, mutta liian suuri tila nostaa kustannuksia ilman hyötyä.
Sijainnin ja saavutettavuuden arvioiminen
Toimiston sijainti vaikuttaa siihen, kuinka helposti henkilöstö pääsee töihin, kuinka asiakkaat löytävät perille ja millaisena yrityksesi näyttäytyy ulospäin. Rovaniemellä sijainnin valinnassa kannattaa miettiä sekä käytännön saavutettavuutta että toimialan kannalta keskeisiä alueita.
Mieti ensin, mistä suunnista henkilöstösi tulee töihin. Jos suurin osa asuu tietyllä alueella tai käyttää julkista liikennettä, toimiston sijainnin tulisi tukea tätä. Parkkipaikkojen saatavuus on Rovaniemellä usein tärkeä tekijä, erityisesti jos asiakkaat vierailevat toimistolla säännöllisesti.
Arvioi myös, onko sinulle tärkeää olla näkyvällä paikalla vai riittääkö hieman syrjäisempi sijainti, kunhan tila on toimiva ja saavutettava. Asiakaspalvelua tarjoaville yrityksille näkyvyys ja helppo löydettävyys voivat olla ratkaisevia. Asiantuntijayrityksille, joiden asiakkaat sopivat tapaamiset etukäteen, sijainti voi olla vapaammin valittavissa.
Huomioi myös lähipalvelut. Lounasravintolat, pankki, posti ja muut arjen palvelut lähellä toimistoa helpottavat henkilöstön arkea ja voivat olla merkittävä tekijä työnantajamielikuvan kannalta. Rovaniemen keskusta-alue tarjoaa tässä suhteessa hyvät edellytykset, mutta myös muilla yritystoiminnan kannalta keskeisillä alueilla on omat etunsa.
Huonetoimisto, avoin tila vai yhdistelmä?
Toimistotilan sisäinen rakenne vaikuttaa suoraan siihen, miten hyvin tila palvelee yrityksesi työskentelytapoja. Tämä on yksi keskeisimmistä toimistotilan valintaan liittyvistä päätöksistä, ja oikea ratkaisu riippuu täysin siitä, millaista työtä teette.
Huonetoimisto tarjoaa yksityisyyttä ja työskentelyrauhaa. Se sopii erityisesti töihin, joissa käsitellään luottamuksellista tietoa, käydään puheluita tai tehdään pitkäjänteistä asiantuntijatyötä. Huonetoimistossa jokainen voi säätää oman työtilansa olosuhteet itselleen sopiviksi. Haittapuolena on, että spontaani yhteistyö ja tiedonkulku voivat olla vaikeampia kuin avoimessa tilassa.
Avoin toimistotila puolestaan tukee tiimityötä, vuorovaikutusta ja nopeaa viestintää. Se sopii yrityksille, joissa yhteistyö on keskeistä ja joissa tiimit työskentelevät tiiviisti yhdessä. Avoimessa tilassa on kuitenkin haastavaa järjestää työrauha, ja melu voi häiritä erityisesti keskittymistä vaativaa työtä.
Useimmille yrityksille paras ratkaisu on yhdistelmä: avoin alue tiimityötä varten sekä erillisiä huoneita tai hiljaisia alueita, joissa voi tehdä rauhassa yksilötyötä tai käydä luottamuksellisia keskusteluja. Tämä malli on joustava ja palvelee erilaisia tarpeita saman päivän aikana.
Kun arvioit tilatyyppejä, mieti myös tulevaisuutta. Toimintasi saattaa muuttua vuosien varrella, joten tila, jota voidaan muokata tarpeen mukaan, on usein parempi valinta kuin hyvin spesifinen ratkaisu. Tilojen muokkausmahdollisuus on asia, jota kannattaa kysyä suoraan vuokranantajalta ennen sopimuksen tekemistä.
Tutustu vapaana oleviin tiloihin ja katso, millaisia pohjaratkaisuja on tarjolla: vapaat toimistot ja työtilat.
Neuvottelu- ja asiakastilojen sekä työrauhan järjestäminen
Neuvottelutilat ja asiakaskohtaamisiin soveltuvat tilat ovat monelle yritykselle välttämättömiä, mutta niitä ei aina muisteta huomioida riittävästi tilaa valittaessa. Mieti, kuinka usein tapaatte asiakkaita tai yhteistyökumppaneita toimistolla ja kuinka monta henkilöä näihin tapaamisiin osallistuu.
Jos asiakastapaamisia on vain satunnaisesti, erillinen neuvotteluhuone omassa toimistossa ei välttämättä ole tarpeen. Tällöin voi riittää, että rakennuksessa on yhteiskäyttöisiä neuvottelutiloja tai että käytät tarvittaessa ulkopuolisia kokoustiloja. Jos tapaamiset ovat päivittäisiä tai asiakkaille on tärkeää, että heitä vastaanotetaan asianmukaisessa ympäristössä, oma neuvottelutila on perusteltu.
Työrauha on aihe, joka nousee esiin erityisesti avoimissa toimistotiloissa. Hiljaiset tilat tai puhelinkoppi-tyyppiset pienet huoneet mahdollistavat keskittymisen ilman, että koko toimisto täytyy suunnitella hiljaiseksi. Kun arvioit tilaa, kysy, onko mahdollista erottaa eri käyttötarkoitukset selkeästi toisistaan.
Muista myös, että työrauha ei tarkoita vain melutasoa. Se tarkoittaa myös mahdollisuutta sulkea ovi, käydä luottamuksellinen puhelu tai pitää palaveri ilman, että muut häiriintyvät. Tämä on erityisen tärkeää esimerkiksi lakipalveluita, terveydenhuoltoa tai talousasioita tarjoaville yrityksille.
Tekniset yhteydet ja tilojen käyttöolosuhteet
Toimistotilan tekniset ominaisuudet vaikuttavat suoraan työn sujuvuuteen. Tietoliikenneyhteydet, sähkökapasiteetti, ilmastointi ja valaistus ovat asioita, jotka kannattaa selvittää ennen vuokrasopimuksen allekirjoittamista.
Tarkista, millainen tietoliikenneyhteys tilaan on saatavilla tai onko sinun järjestettävä se itse. Nopea ja luotettava internet on nykyään lähes kaikkien toimistojen perusedellytys. Kysy myös, onko tilassa riittävästi pistorasioita ja kaapelointia tai onko niitä mahdollista lisätä tarpeen mukaan.
Sisäilman laatu, lämpötila ja valaistus vaikuttavat työviihtyvyyteen ja tuottavuuteen enemmän kuin usein ajatellaan. Huono sisäilma tai jatkuvasti liian kylmä tai kuuma toimisto heikentää työskentelyä ja lisää sairauspoissaoloja. Käy tutustumassa tilaan eri vuorokauden aikoina, jos mahdollista, ja kysy, miten lämpötilaa voidaan säätää.
Kiinteistöhuolto on osa toimivan toimiston arkea. Kun vuokraat toimitilan meiltä, kiinteistöhuolto sisältyy vuokrasopimukseen. Tämä tarkoittaa, että yleiset huolto- ja korjausasiat hoidetaan ilman, että sinun täytyy etsiä erikseen urakoitsijoita. Huolto- ja korjausilmoitukset voi tehdä sähköisen kanavan kautta, mikä nopeuttaa asioiden hoitamista.
Pitkäaikainen toimisto vai joustava päivätoimisto?
Kaikki yritykset eivät tarvitse pysyvää toimistoa. Joskus paras ratkaisu on joustava tila, jota käytetään tarpeen mukaan. Mieti, onko toimistotilalle jatkuva tarve vai onko kyse satunnaisesta tarpeesta esimerkiksi asiakastapaamisia, tiimipäiviä tai projektikokouksia varten.
Pitkäaikainen toimisto sopii yrityksille, joilla on vakiintunut henkilöstö ja säännöllinen toimistoarki. Se tarjoaa pysyvän osoitteen, mahdollisuuden sisustaa ja järjestää tila omien tarpeiden mukaan sekä jatkuvuuden tunnetta sekä henkilöstölle että asiakkaille.
Päivätoimisto puolestaan sopii tilanteisiin, joissa toimistoa tarvitaan vain ajoittain. Se voi olla hyvä ratkaisu yrittäjälle, joka työskentelee pääosin etänä mutta tarvitsee ajoittain ammattimaisen tilan tapaamisia varten. Se sopii myös kasvuvaiheessa olevalle yritykselle, joka ei vielä halua sitoutua pitkään vuokrasopimukseen.
Jos tarvitset toimistoa vain tilapäisesti, tutustu vaihtoehtoon: toimisto päiväksi tai viikoksi.
Usein kysyttyä toimistotilan valinnasta
Kuinka paljon toimistotilaa yritys tarvitsee?
Sopiva toimistotilan koko riippuu samanaikaisesta käyttäjämäärästä, työskentelytavoista ja tarvittavista tilatyypeistä. Yleinen lähtökohta on noin 10 neliömetriä henkilöä kohden, kun mukaan lasketaan yhteiset tilat. Hybridityömallissa tila voidaan mitoittaa samanaikaiselle käyttäjämäärälle, ei koko henkilöstölle.
Miten hybridityö vaikuttaa tilatarpeeseen?
Hybridityö pienentää usein tarvittavaa toimistopinta-alaa, koska kaikki eivät ole paikalla samanaikaisesti. Samalla se muuttaa toimiston roolia: tilaa tarvitaan erityisesti yhteistyöhön, palavereihin ja asiakaskohtaamisiin, ei niinkään yksilötyöpisteille. Tämä kannattaa huomioida tilatyypin valinnassa.
Milloin päivätoimisto sopii yritykselle?
Päivätoimisto sopii, kun toimistoa tarvitaan vain satunnaisesti eikä pitkäaikainen vuokrasopimus ole perusteltu. Se on hyvä vaihtoehto esimerkiksi freelancereille, yksinyrittäjille tai yrityksille, jotka tarvitsevat ammattimaisen tilan tiettyä tapaamista tai projektiviikkoa varten.
Voidaanko toimistoa muokata yrityksen tarpeisiin?
Muokkausmahdollisuudet vaihtelevat kohteen ja vuokrasopimuksen mukaan. Kysy muutostöistä aina suoraan vuokranantajalta ennen sopimuksen tekemistä. Pitkäaikaisiin vuokrasuhteisiin voi joskus sisältyä mahdollisuus räätälöidä tilaa yrityksen toimintaan sopivaksi. Lisätietoa tilojen kehittämisestä löydät täältä: toimistotilan kehittäminen yrityksen tarpeisiin.
Miten toimistotilan näyttö sovitaan?
Ota yhteyttä vuokranantajaan ja kerro, millaista tilaa etsit. Näyttö sovitaan yleensä suoraan yhteydenoton jälkeen. Valmistaudu kertomaan henkilöstömäärä, toivottu koko, sijainti ja mahdolliset erityistarpeet, jotta näyttö voidaan kohdistaa sopiviin kohteisiin.
Miten Rovaseudun Markkinakiinteistöt auttaa toimistotilan löytämisessä
Rovaseudun Markkinakiinteistöt Oy vuokraa toimisto- ja toimitiloja yrityksille sekä julkisille toimijoille eri puolilta Rovaniemeä. Valikoimassamme on erikokoisia tiloja niin keskustasta kuin muilta yritystoiminnan kannalta keskeisiltä alueilta. Tunnemme Rovaniemen toimitilamarkkinat hyvin ja autamme sinua löytämään tarpeeseesi sopivan ratkaisun.
Kun otat meihin yhteyttä, kartoitamme yhdessä toimintaasi sopivan sijainnin, tilakoon ja tilaratkaisun. Emme tarjoa yhtä kokoa kaikille, vaan haluamme ymmärtää, miten yrityksesi toimii ja mitä tila tarvitsee tukeakseen sitä. Kaikki vuokrakohteemme sisältävät kiinteistöhuollon, joten sinun ei tarvitse huolehtia kiinteistön yleisestä ylläpidosta.
Meillä on konsernissamme 46 kiinteistöä ja yli 115 000 neliömetriä vuokrattavia tiloja. Tämä tarkoittaa, että meillä on laaja valikoima vaihtoehtoja, joista löytyy sopiva ratkaisu erikokoisille ja erilaisille yrityksille. Tavoitteemme on pitkäaikainen yhteistyö, jossa tila kasvaa ja kehittyy yrityksesi mukana.
Kerro meille, millaista toimistotilaa etsit, ja sovitaan näyttö: kerro meille toimistotarpeestasi.
Aiheeseen liittyvät artikkelit
- Yrityksen toimitilahankkeen opas: muutostyöt, kehittäminen ja pitkä vuokrasuhde
- Yrityksen varastotilaopas: mitoitus, olosuhteet ja logistiikka
- Liiketilan valintaopas yrittäjälle: sijainti, asiakkaat ja tilan vaatimukset
- Halli- ja tuotantotilan valintaopas yritykselle
- Toimitilan vuokraajan opas: näin löydät yrityksellesi sopivan tilan Rovaniemeltä