Kuinka paljon toimitilaa yritys tarvitsee? Käytännön mitoitusmalli

Toimistotilan mitoitus on yksi niistä päätöksistä, jotka vaikuttavat yrityksen arkeen vuosiksi eteenpäin. Liian pieni tila ahtauttaa työn ja vieraannuttaa asiakkaat, liian suuri syö vuokrabudjetin turhaan. Silti monessa yrityksessä toimistotilan koko määritellään mutu-tuntumalla tai kopioimalla vanha ratkaisu uuteen osoitteeseen. Tässä artikkelissa käymme läpi käytännöllisen mitoitusmallin, jonka avulla voit arvioida, kuinka paljon toimistotilaa yrityksesi oikeasti tarvitsee.

Mitoitus ei tarkoita yhden luvun laskemista. Se tarkoittaa, että tunnistat eri työskentelytavat, arvioit samanaikaisen läsnäolon ja varaat tilaa myös niille toiminnoille, jotka helposti unohtuvat suunnitteluvaiheessa. Alla oleva malli auttaa sinua keräämään tarvittavat lähtötiedot ennen kuin alat katsoa kohteita.

Selvitä samanaikainen käyttäjämäärä ensin

Toimistotilan mitoituksen tärkein lähtökohta ei ole henkilöstön kokonaismäärä vaan se, kuinka moni on paikalla samaan aikaan. Jos yrityksessäsi on 20 henkilöä mutta hybridityön ansiosta toimistolla on kerrallaan korkeintaan 12, mitoitat tilan 12 samanaikaiselle käyttäjälle, et kahdellekymmenelle.

Selvitä ensin, millä rytmillä ihmiset työskentelevät toimistolla. Onko toimistopäiviä sovittu tietyille viikonpäiville? Ovatko jotkut tiimit aina paikalla ja toiset harvoin? Kun tiedät huippuhetken käyttäjämäärän, sinulla on mitoituksen pohjaluku, johon muut laskelmat rakentuvat.

Mitoita eri työskentelytavat erikseen

Toimistotilan koko ei riipu pelkästään ihmisten määrästä vaan siitä, millaista työtä he tekevät. Keskittymistä vaativa yksilötyö, puhelut, etäkokoukset ja yhteistyöprojektit tarvitsevat kukin erilaisen tilan. Alla oleva taulukko auttaa sinua arvioimaan, mitä tilatyyppejä tarvitset ja millä käyttötiheydellä.

Yksilötyö, keskittyminen: Hiljainen työpiste tai suljettu huone. Päivittäinen käyttö. Kysymys: Kuinka moni tekee pääosin itsenäistä, keskittymistä vaativaa työtä?
Puhelut ja äänipuhelut: Puhekoppi tai pieni suljettu tila. Päivittäinen tai lähes päivittäinen käyttö. Kysymys: Kuinka monta samanaikaista puhelua yrityksessäsi on tyypillisesti käynnissä?
Etäkokoukset, videoneuvottelut: Äänieristetty kokoustila tai puhekoppi näytöllä. Päivittäinen käyttö. Kysymys: Kuinka moni osallistuu etäkokouksiin päivittäin ja tarvitseeko jokainen oman tilan?
Tiimityö ja yhteistyö: Avoin yhteistyöalue tai pieni ryhmätila. Viikoittainen käyttö. Kysymys: Kuinka suurissa ryhmissä tiimit työskentelevät yhdessä?
Asiakastapaamiset: Neuvotteluhuone tai edustava kokoustila. Viikoittainen tai kuukausittainen käyttö. Kysymys: Kuinka usein asiakkaita käy toimistolla ja kuinka suuria ryhmiä?
Tauot ja epävirallinen kohtaaminen: Taukotila tai keittiöalue. Päivittäinen käyttö. Kysymys: Kuinka moni on tauolla yhtä aikaa?
Säilytys ja arkistointi: Varasto tai arkistotila. Jatkuva tarve. Kysymys: Kuinka paljon fyysistä materiaalia, laitteita tai arkistoja on säilytettävä?
Tekniset laitteet ja palvelimet: Erillinen tekninen tila tai kaappi. Jatkuva tarve. Kysymys: Onko yrityksessä laitteistoa, joka vaatii oman tilan tai erityisolosuhteet?

Käy taulukko läpi oman tiimisi kanssa. Usein käy niin, että jokin tilatyyppi puuttuu kokonaan suunnitelmasta, kunnes se huomataan ensimmäisten kuukausien aikana käytännössä.

Muista neuvottelu-, asiakas- ja tukitilat

Neuvottelu- ja asiakastilat ovat helppo aliarvioida, koska niitä ei käytetä jatkuvasti. Silti ne ovat usein se tila, jonka puuttuminen tuntuu eniten arjessa. Jos asiakaspalaveri joudutaan pitämään avotoimistossa tai kahvilassa, se vaikuttaa suoraan siihen, miltä yrityksesi näyttää asiakkaan silmissä.

Mieti, kuinka monta samanaikaista neuvottelua toimistollasi voi olla. Jos myyntitiimi pitää asiakaspalavereja samaan aikaan kuin johtoryhmä kokoontuu, tarvitset vähintään kaksi erillistä tilaa. Laske myös, tarvitaanko neuvotteluhuoneessa näyttöä, videoneuvottelulaitteita tai erityistä akustiikkaa.

Tukitilat, kuten kopiohuone, varastot ja tekniset tilat, vievät helposti enemmän neliöitä kuin ennalta arvataan. Erityisesti kasvavissa yrityksissä nämä tilat täyttyvät nopeasti, ja niiden laajeneminen muualle toimistoon häiritsee muuta työtä. Varaa niille riittävästi tilaa jo alusta alkaen.

Huomioi ruuhkahuiput ja tuleva kasvu

Toimistotilan mitoituksessa kannattaa ajatella myös tulevaisuuteen. Vuokrasopimus tehdään tyypillisesti useammaksi vuodeksi, joten tilan pitää toimia myös silloin, kun henkilöstömäärä tai toimintatavat muuttuvat.

Ruuhkahuiput voivat johtua esimerkiksi sesongeista, projekteista tai tiimien yhteisistä toimistopäivistä. Jos kaikki tulevat toimistolle samana päivänä kerran kuussa, se voi tarkoittaa huomattavasti suurempaa samanaikaista käyttäjämäärää kuin tavallisena päivänä. Mieti, haluatko mitoittaa tilan huipun mukaan vai ratkaisetko ruuhkahuiput joustavia lisätiloja käyttämällä.

Kasvuvara on hyvä sisällyttää jo lähtökohtaan. Jos arvioit henkilöstön kasvavan lähivuosina, on järkevää neuvotella tilasta, jossa on mahdollisuus laajentua saman kiinteistön sisällä tai lähialueella. Voit myös hyödyntää päiväksi tai viikoksi vuokrattavaa toimistoa ruuhkahuippujen tai tilapäisen lisätarpeen kattamiseen ennen pysyvää ratkaisua.

Usein kysyttyä toimistotilan mitoituksesta

Kuinka paljon toimistotilaa yritys tarvitsee?

Toimistotilan mitoitukseen ei ole yhtä oikeaa neliömäärää henkilöä kohden. Tarvittava tila riippuu samanaikaisesta käyttäjämäärästä, työskentelytavoista, neuvottelutilojen tarpeesta ja tukitilojen määrästä. Paras tapa on arvioida jokainen tilatyyppi erikseen ja laskea ne yhteen.

Miten hybridityö vaikuttaa toimiston kokoon?

Hybridityön tilantarve on usein pienempi kuin perinteisessä mallissa, koska kaikki eivät ole paikalla yhtä aikaa. Toisaalta hybridityö lisää tarvetta äänieristetyille tiloille, kuten puhekopeille ja videoneuvotteluhuoneille, koska ihmiset osallistuvat etäkokouksiin toimistolta käsin.

Miten neuvottelutilojen tarve arvioidaan?

Laske, kuinka monta samanaikaista neuvottelua tai asiakastapaamista yrityksessäsi on tyypillisesti. Muista huomioida myös sisäiset palaverit. Yksi neuvotteluhuone riittää pienelle tiimille, mutta kasvavassa yrityksessä tarvitaan usein vähintään kaksi erikokoista tilaa.

Kuinka toimiston kasvuvara huomioidaan?

Arvioi, kuinka paljon henkilöstö tai toiminta voi kasvaa vuokrasopimuskauden aikana. Neuvottele vuokranantajan kanssa mahdollisuudesta laajentaa tilaa tai siirtyä suurempaan kohteeseen saman kiinteistön sisällä. Kasvuvara kannattaa sisällyttää jo alkuperäiseen tilasuunnitelmaan.

Milloin päivätoimisto voi korvata oman lisätilan?

Päivätoimisto sopii tilanteisiin, joissa lisätilaa tarvitaan satunnaisesti, esimerkiksi projektiviikkojen tai sesonkihuippujen aikana. Se on kustannustehokas vaihtoehto silloin, kun pysyvän lisätilan vuokraaminen ei ole perusteltua.

Lähtötietolista ennen kohteiden katsomista

Ennen kuin alat tutustua toimistokohteisiin, kerää nämä kahdeksan lähtötietoa. Ne auttavat sinua arvioimaan kohteet nopeammin ja välttämään turhia kierroksia.

Henkilöstön kokonaismäärä nyt ja arvio kahden vuoden päähän
Samanaikainen enimmäiskäyttäjämäärä toimistolla (huippupäivänä)
Tyypillinen käyttäjämäärä tavallisena arkipäivänä
Tarvittavien neuvotteluhuoneiden määrä ja koko (henkilömäärä)
Erityistilat: puhelut, videoneuvottelut, asiakasvastaanotto
Säilytys- ja arkistointitarpeet sekä tekniset laitteet
Taukotilojen ja sosiaalisten tilojen tarve
Erityisvaatimukset: kulunvalvonta, esteettömyys, lastausjärjestelyt

Kun nämä tiedot ovat koottuna, voit verrata kohteita keskenään paljon konkreettisemmin. Myös toimistotilan valintaopas auttaa arvioimaan, mitkä muut tekijät, kuten sijainti ja tilojen muokattavuus, kannattaa ottaa huomioon.

Miten Rovaseudun Markkinakiinteistöt auttaa oikean tilan löytämisessä

Oikean toimistotilan löytäminen on helpompaa, kun sinulla on selkeä kuva tarpeistasi. Me autamme sinua kartoittamaan sopivan tilakoon, sijainnin ja tilaratkaisun Rovaniemellä. Valikoimassamme on erikokoisia toimisto- ja toimitiloja niin keskustasta kuin muiltakin yritystoiminnan kannalta keskeisiltä alueilta.

Kaikkiin vuokrakohteisiimme kuuluu kiinteistöhuolto sekä sähköinen kanava huolto- ja korjausilmoituksille, joten arjen sujuvuudesta ei tarvitse huolehtia erikseen. Pitkäaikaisissa vuokrasuhteissa voimme myös keskustella tilojen muokkaamisesta toimintasi tarpeisiin.

Tutustu vapaisiin toimistotiloihin Rovaniemellä tai kerro toimistotarpeestasi niin katsotaan yhdessä, millainen ratkaisu sopii juuri sinun yrityksellesi. Rovaseudun Markkinakiinteistöt Oy on paikallinen kumppani, joka tuntee alueen ja haluaa auttaa yritystäsi löytämään toimivan kodin Rovaniemeltä.